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      Digitalisierungsstrategie des Landes Berlin: Wie wurde und wird der Bezirl Pankow einbezogen?

      Kleine Anfrage vom 17.01.2022

      · Anfrage

      Das Bezirksamt wird um folgende Auskunft gebeten:

      Die Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe schreibt auf ihrer Internetseite,

      dass seit „Juli 2021 [...] unter der Federführung von der Senatsverwaltung für Wirtschaft,

      Energie und Betriebe (SenWiEnBe) ein Partizipations- und Beteiligungsprozess aufgesetzt

      [wurde], der in den kommenden zwei Jahren die Werkzeuge, Maßnahmen und Fähigkei-

      ten in konkreten Vorhaben beschreibt, die in einem Weißbuch zusammengefasst werden.

      Dabei werden Akteur:innen aus Verwaltung und Politik, Zivilgesellschaft, Wirtschaft und

      Wissenschaft aktiv einbezogen, diese Vorhaben zu identifizieren und zu beschreiben. Die-

      ser Prozess wird durch das gemeinsame Team aus den vier externen Dienstleistern be-

      gleitet:

      • IPG Institut für Partizipatives Gestalten mit dezidierter Beteiligungsexpertise

      • d.quarks mit jeder Menge Transformationserfahrung

      • Liquid Democracy: ein Akteur der digitalen Zivilgesellschaft

      • aufsiemitgebrüll mit der Expertise für Kommunikation und Gestaltung

      Diese Kombination macht unser Team so besonders, so anders.“

      Weiterhin wurden folgende Thesen der Berliner Verwaltung zur Digitalisierung Berlin defi-

      niert:

      1. Digitalisierung ist ein Prozess, nicht die plumpe Einführung neuer Technologie.

      2. Dieser Prozess muss gemeinsam gestaltet werden Das heißt: offene und transpa-

      rente Kommunikation.

      3. Die Digitalisierung in Berlin muss inklusiv, sozial, ökologisch und wirtschaftlich nach-

      haltig sein und dabei immer dem Gemeinwohl dienen.

      4. Die Grundlage: Ein Dialog mit Akteur:innen der Zivilgesellschaft, Wissenschaft, Ver-

      waltung, Bürger:innen, Wirtschaft & Politik.

      5. Alle müssen die Probleme des jeweiligen Themas verstehen und erst dann können

      gemeinsame Ziele, Maßnahmen und Verantwortlichkeiten bestimmt werden.

      6. Für die Umsetzung der Vorhaben müssen Ressourcen, Verantwortung und Kompe-

      tenzen klar sein.

      7. Es geht um die gemeinsame Erprobung von den richtigen Werkzeugen, damit bes-

      sere Lösungen entstehen.

      8. Niemand kann die Zukunft voraussehen! Ein offener Umgang mit Fehlern ist die

      wichtigste Tugend der Transformation.1

      Zur Strategieentwicklung wurden drei Schritte definiert:

      1. Grünbuch

      Eine Bestandsaufnahme des Ist-Zustandes in Berlin und erfüllt drei Funktionen

      - Das Grünbuch systematisiert die Diskussion und erklärt wichtige Begriffe,

      um die Diskussionen über die Digitalisierung in Berlin handhabbar zu

      machen.

      - Das Grünbuch gibt einen umfassenden Überblick über den Ist-Zustand in

      Berlin und die bestehenden Herausforderungen für die Stadt.

      - Das Grünbuch arbeitet wichtige strategische Fragestellungen für die

      Stadt heraus.

      2. Partizipationsprozess

      Hierbei werden interessierte Bewohner Berlins und Partnern der Berliner Stadtge-

      sellschaft beteiligt.

      3. Weißbuchprozess

      Hierbei sollen Handlungsbedarfe aus dem Grünbuch und die Erkenntnisse des Par-

      tizipationsprozesses in konkrete Ziele und Maßnahmen für Berlin überführt werden.2

       

      Ich frage das Bezirksamt Pankow von Berlin:

      1. Verfügt der Bezirk Pankow über einen Chief Digital(isation) Officer (CDO)?

      Wenn ja, welche Aufgaben hat dieser inne? Wenn nein, warum nicht?

       

      Nein, das Bezirksamt Pankow hat keinen CDO.

      Diese aus der Privatwirtschaft stammende Stellenbezeichnung passt am bes-

      ten auf den IT-Manager und Fachbereichsleiter Informations- und Kommuni-

      kationstechnik, FM IKT M, Herrn Ibsen. Er steuert alle Prozesse rund um die

      verfahrensunabhängige und verfahrensabhängige Hard- und Software, die an

      über 40 Standorten im Bezirk Pankow der Aufrechterhaltung des Dienstbetrie-

      bes des Bezirksamtes für ca. 2.500 Kolleg:innen zum Einsatz kommt.

      Herr Ibsen steuert die Prozesse sowohl intern, als auch als Vertreter der

      Dienststelle für IT-Belange gegenüber externen Akteur:innen.

       

      2. Gibt es im Bezirk Pankow eine Zentralstelle „Digitalisierung“ oder ist diese

      Aufgabe dezentral bei dem jeweiligen Ämtern verankert? (Bitte um Begrün-

      dung der jeweiligen Verankerung und Aufschlüsselung nach Anzahl der be-

      trauten Mitarbeiter ggfs. je Amt.)

      Eine Zentralstelle Digitalisierung gibt es im BA Pankow nicht.

       

      2 Mitarbeitende der SE Steuerungsdienst, Finanzen und Personal sind mit Auf-

      gaben des Geschäftsprozessmanagements (GPM) in deren Fachbereich Or-

      ganisation betraut. Im Fachbereich Informations- und Kommunikationstechnik

      (FB IKT) sind 2 Mitarbeitende im Bereich Digitalisierungsmanagement tätig.

      Diese insgesamt 4 Mitarbeitenden erfüllen dezentral die Aufgaben, die sich

      aus der Umsetzung des E-Government-Gesetzes für Berlin für das Bezirksamt

      Pankow ergeben. Weiterhin übernehmen die Mitarbeitenden des GPM die be-

      zirklichen Koordinierungen für Berlin im Politikfeld Facility Management zur

      Prozessanalyse und zur Definition der Sollprozesse.

       

      3. Wie erfolgt die Digitalisierung bzw. deren Maßnahmen im Bezirk Pankow?

      Dem Bezirksamt Pankow wurde im Rahmen der Zuordnung der Zuständigkei-

      ten für das Geschäftsprozessmanagement (GPM) das Politikfeld Facility Ma-

      nagement zugewiesen. Eine klare Zuweisung der zuständigen Senatsverwal-

      tung durch den IKT-Lenkungsrat erfolgte, trotz mehrerer Anläufe in der ver-

      gangenen Legislaturperiode bisher nicht, da das Politikfeld Facility Manage-

      ment zu umfangreich ist und durch mehrere Senatsverwaltungen abge-

      deckt/begleitet werden muss.

       

      Sobald alle Behörden (Senatsverwaltungen und Bezirksämter) die Geschäfts-

      prozesse Ihrer jeweiligen Politikfelder erfasst haben (Ist-Prozesse), werden

      diese analysiert und optimierte Sollprozesse definiert, die dann in den einzel-

      nen Behörden angewendet bzw. mittels neuester Technologie dezentral aus-

      gerollt werden.

       

      Weitere Maßnahmen wie z. B. die Einführung der digitalen Akte oder andere,

      aus dem EGovG Bln. abgeleitete Aufgaben, werden im BA Pankow fristge-

      recht geplant und umgesetzt, sofern es die zur Verfügung stehenden personel-

      len und finanziellen Ressourcen zulassen. 

       

      Das Bezirksamt Pankow ist dabei von den externen Vorgaben und Rahmenbe-

      dingungen der IKT-Steuerung abhängig, die die Umsetzung auf Bezirksebene

      oft nicht einfach machen und verzögern.

       

      4. Wie bewertet das Bezirksamt die erstmalige Erstellung einer Digitalstrategie

      im Jahr 2021?

       

      Die Pandemie hat verdeutlicht, wie wichtig die Erstellung einer Digitalstrategie

      und deren schnelle Umsetzung ist. In der Berliner Verwaltung arbeiten jedoch

      über 100.000 Kolleg:innen an diversen heterogen angebundenen Standorten

      mit unterschiedlichster, zum Teil auch aufgabenspezifischer technischen Aus-

      stattung. Daher ist es zunächst wichtig, dass die Berliner Verwaltung ihre Pro-

      zesse erfasst, optimiert und damit den Service für die Bürger:innen verbessert.

      Das EGovG Bln war für die Digitalisierung ein erster notwendiger Schritt, wei-

      tere Meilensteine sind zum Teil definiert, weitere werden folgen.

      Leider werden aktuell sehr viele Aufgaben parallel angegangen, wodurch

      noch sehr viel mehr sichtbar wird, dass eine Digitalstrategie nicht nur erstellt,

      sondern auch durch die Investition von Mitteln und die Bereitstellung der not-

      wendigen Ressourcen ausgekleidet werden muss.

      Gleichzeitig müssen die aktuellen Prozesse fortgeführt werden, um den Rück-

      stau, der sich aus der Pandemie ergibt bzw. ergeben wird, nicht noch anwach-

      sen zu lassen. Des Weiteren muss auch der demografische Faktor berücksich-

      tigt werden. Aus Sicht des Bezirksamtes ist es wichtig, dass Strategien nicht nur

      auf Senatsebene erarbeitet und vorgegeben werden, sondern auch die be-

      zirkliche Ebene in die Prozesse der Strategieentwicklung einbezogen werden

      muss.

       

      5. Wie bewertet das Bezirksamt die Prozessdauer von zwei Jahren unter Anbe-

      tracht der Tatsache, dass die laufende Digitalisierung der Wirtschaft bereits

      seit Jahren unter Hochdruck läuft?

       

      Die Digitalisierung in der Berliner Verwaltung läuft ebenfalls unter Hochdruck.

      Der IKT Basisdienst „digitaler Antrag“ kann als ein Beispiel, wie die Berliner

      Verwaltung ihre E-Government-Angebote kombiniert, medienbruchfrei gestal-

      tet und damit den Service für die Bürger:innen stetig verbessert, betrachtet

      werden. Wichtig ist, dass die bestehenden Prozesse gerade auf Bezirksebene

      sorgsam erfasst werden, um dann zielstrebig optimiert werden zu können.

      Weiterhin müssen die Strukturen der Bezirksämter angeglichen werden. Die

      Schaffung eines 6. Geschäftsbereiches im Rahmen des aktualisierten Bezirks-

      verwaltungsgesetzes war dafür ein erster wichtiger Schritt.

       

      6. Wie wurde das Bezirksamt in die Erstellung des Grünbuchs involviert? (Bitte um

      Aufschlüsselung etwaiger Termine und beteiligter Ämter bzw. Digitalisierungs-

      beauftragter.)

       

      Für das Bezirksamt ist es nicht möglich alle zum Thema Erstellung des Grün-

      buchs durchgeführten Termine und daran beteiligte Ämter aufzuführen.

      Im Bereich E-Government ist das Bezirksamt Pankow über viele Gremien

      (bspw. IKT-Lenkungsrat und dessen Vorbereitungsgremium, Arbeitskreis IKT-

      Management, ITDZ Nutzerbeirat, Mentorengruppe IKT-Kostenträger, AG IT-

      Bestands- und Planungsübersicht, AG Informationssicherheit etc.) nicht nur bei

      der Erfassung des IST-Zustandes der Berliner Verwaltung beteiligt, sondern

      auch bei der Planung und Umsetzung der Digitalisierungsstrategie. Berlin hat

      mit dem EGovG Bln die zentrale Steuerung der Umsetzung durch den/die

      IKT-Staatssekretär:in festgelegt. Alle Verwaltungen und Bezirke arbeiten zu-

      sammen an einer einheitlichen Umsetzung und richten sich an den zentralen

      Vorgaben aus.

       

      Das Bezirksamt geht davon aus, dass bei der Erstellung des Grünbuchs in al-

      len Handlungsfeldern und -ebenen über Ressortabfragen, Ressortgespräche

      und Fokusgruppen die angeführten Informationen auch unter Beteiligung der

      Organisationseinheiten des Bezirksamtes zusammengeführt und evaluiert wur-

      den.

       

      7. Wie bewertet das Bezirksamt die aufgeführten Thesen der Berliner Verwaltung

      zur Digitalisierung Berlins?

       

      Das Bezirksamt begrüßt die angeführten Thesen. Es bleibt zu hoffen, dass das

      Bezirksamt mit seinen spezialisierten Fachkräften seine Expertise auch bei der

      Umsetzung der Digitalstrategie einbringen kann. Dazu wurden z.B. am

      06.12.2021 alle Beschäftigten in einer Tagesmeldung eingeladen, sich am

      Prozess der Erarbeitung einer neuen Smart-City-Strategie des Landes Berlins

      per Workshopteilnahme oder per Onlineumfragen aktiv zu beteiligen.

      Gleichzeitig werden diese Thesen auch schon in der Praxis bei einem gemein-

      samen digitalen Projekt zur Verkehrsmessung und Verkehrsplanung in Kiezbe-

      zirken mit ganz verschiedenen Akteur:innen (Vertreter der Berliner Hochschule

      für Technik und Wirtschaft, Berlin-Partner, Verkehrsplaner des Stadtentwick-

      lungsamtes und Mitarbeiter für Digitalisierungsmanagement des Bezirksamts)

      umgesetzt.

       

      8. Welche Ressourcen stellt der Bezirk heute und nach Abschluss der Erstellung

      des Weißbuchs für die Umsetzung der Maßnahmen aus dem Weißbuch zur

      Verfügung?

       

      In Erledigung seiner gesetzlichen Aufgaben werden bereits jetzt vom Bezirk-

      samt Ressourcen für die Daseinsvorsorge aus allen Bereichen bereitgestellt.

       

      Beispielhaft sei hier die Schulbauoffensive genannt, an deren Umsetzung ver-

      schiedene Organisationseinheiten (Schul- und Sportamt, Stadtentwicklungs-

      amt, SE Facility Management etc.) beteiligt sind.

      Es bleibt zu hoffen, dass z. B. durch den Einsatz von gemeinsamen digitalen

      Planungstools bereichsübergreifend die Prozesse und Abläufe besser gesteu-

      ert und koordiniert werden können, auch bei der Zusammenarbeit mit kommu-

      nalen und privaten Versorgungsunternehmen, die besser in die Prozesse mit

      einbezogen werden könnten.

       

      9. Wird der Bezirk zusätzliche Ressourcen und monetäre Mittel zur Umsetzung

      der Maßnahmen vom Land Berlin an-/einfordern? Wenn ja, wie sehen diese

      aus? Wenn nein, warum nicht?

       

      Das Bezirksamt bekommt aus diversen Titeln/Haushaltsplänen pauschale Mit-

      tel für die Ausstattung der Arbeitsplätze der Kolleginnen und Kollegen im Be-

      reich E-Government mit verfahrensunabhängiger Technik bereitgestellt. Ge-

      rade werden die Umsetzungsmöglichkeiten – und schritte der aufgrund der

      Pandemie von der IKT-Steuerung festgelegten One-Device-Strategie (ODS)

      geplant. Abhängig von der finalen Konfiguration für das Bezirksamt werden

      selbstverständlich die dafür notwendigen Ressourcen und Mittel für entspre-

      chende Mehrbedarfe angemeldet. Allein die Ausstattung eines Notebooks mit

      einer SIM-Karte für mobile Telearbeit ist bei mehreren hundert Notebooks ein

      erheblicher periodisch wiederkehrender Kostenfaktor. Gleiches gilt für die Be-

      schaffung von Serverkapazitäten, Softwarelizenzen etc..

      Natürlich wird das Bezirksamt für die Erledigung von Aufgaben, die sich aus

      der Umsetzung der Digitalisierungsstrategie ergeben und nicht mit Ressourcen

      und Mittel durch den Senat abgefedert sind, an- bzw. einfordern.

      10. Wie bewertet das Bezirksamt die Aussage, dass „Digitalisierung ein Prozess“

      (These 1) sei, jedoch kein agiler und kooperativer, dauerhafter Prozess durch

      den Senat in Zusammenarbeit mit den Bezirken verankert ist?

      Die Digitalisierung muss in einer wachsenden Stadt mit demnächst 4 Millionen

      Einwohner:innen stematisch und strategisch geplant werden. Viele Faktoren

      sind dabei zu berücksichtigen. Die Erarbeitung eines Grünbuches ist dabei ein

      wichtiger Ansatz. Das Bezirksamt wünscht sich, dass die Expertise der einzel-

      nen Fachämter der Bezirksverwaltung und auch die Expertise der vielen spezi-

      alisierten Mitarbeiter:innen in den Fachämtern beim Erarbeiten der Prozesse,

      die die Handlungsbedarfe abarbeiten, mit einbezogen wird.

      Wichtig ist dabei unter Beteiligung vieler Akteur:innen auch einmal projektbe-

      zogen zu experimentieren, um mit den gewonnenen Erkenntnissen ggf. den

      Prozess wieder von vorne zu starten, wenn die Ergebnisse nicht den Erwartun-

      gen entsprechen.

       

      11. In welchen Gesprächs- und Arbeitsrunden wird die Thematik der Digitalisie-

      rung zwischen dem Bezirk Pankow und dem Senat von Berlin besprochen?

      (Bitte um Aufschlüsselung der involvierten Ämter und den etwaigen Terminen.)

      Siehe dazu Antwort zu Frage 6)

       

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