Sind die Pankower Ämter für Bürgerdienste noch Dienstleister der Bürger?

Das Bürgeramt, das Standesamt, das Wohnungsamt und das Schiedsamt sind gemeinhin Dienstleister der Bürger. Aus persönlichen Erfahrungen und Gesprächen sowie aus Medienberichten is zu vernehmen, dass die Situation in den Ämtern für Bürgerdienste sehr angespannt ist und der hohe Terminstau für viel Frustration sorgt. Bei den Bürgerämtern sollen laut Medienberichten die Öffnungszeiten ausgeweitet werden.

Das Bezirksamt wird um folgende Auskunft gebeten:

1. Wie sind die Öffnungszeiten der Pankower Bürgerämter?

Montag 07.30 - 16.00 Uhr

Dienstag 09.30 - 18.00 Uhr

Mittwoch 07.30 - 14.00 Uhr

Donnerstag 09.30 - 18.00 Uhr

Freitag 08.00 - 13.00 Uhr

Sonnabend 09.00 – 13.00 Uhr (jeden dritten Sonnabend, nur im Bürgeramt Weißensee)

zur Zeit ausgesetzt

2. Wie bewertet das Bezirksamt die dargestellten Öffnungszeiten hinsichtlich des hohen Ter-

minstaus?

Die Öffnungszeiten sind mit dem vorhandenen Personalkörper ausgereizt.

3. Wurden die Öffnungszeiten der Ämter für Bürgerdienste ausgeweitet oder ist dies in Planung?

(Bitte um Aufschlüsselung nach den jeweiligen Ämtern.)

Fachbereich Bürgeramt

Im Fachbereich Bürgeramt wurden die Öffnungszeiten im Zuge der Corona-Lage bereits

zwei Mal erhöht. Von der bisherigen Standardöffnungszeit von 31 Stunden zum 17.08.2020

dauerhaft auf 35 Stunden und ab 01.09.2021 auf 37 Stunden, dies befristet bis zum 31.12.2022.

Fachbereich Standesamt

Geburten-/Eheregister/Urkundenstelle Montag und Dienstag 08:30 - 13:00 Uhr

Donnerstag 13:00 - 18:00 Uhr

Sterberegister Montag und Dienstag 09:00 - 12:00 Uhr

Donnerstag 13:00 - 18:00 Uhr

Staatsangehörigkeiten Mittwoch 08:30 - 11:00 Uhr

Donnerstag 13:00 - 18:00 Uhr

Die hier angegebenen Sprechzeiten sind derzeit ausgesetzt (siehe Ausführungen zu Antwort

zu 9.)

Fachbereich Wohnungsamt

Siehe Antwort zu Frage 10.

Eine weitergehende Ausweitung von Sprechzeiten ist derzeit nicht in Planung.

4. Welche monetären Mittel zur Abarbeitung des Terminstaus in den Bürgerämter wurden dem

Bezirk avisiert, zugesagt oder sind bereits durch das Land Berlin geflossen?

In 2022 sind bisher keine zusätzlichen monetären Mittelzusagen bekannt.

5. Wie bewertet das Bezirksamt Terminvereinbarungsmöglichkeiten in den Pankower Bürgeräm-

tern in Randzeiten und am Wochenende?

Termine können über die Woche gesehen im Zeitraum von 07:30 bis 18.00 Uhr vereinbart werden.

Im genauen wie folgt:

Montag 07.30 - 16.00 Uhr

Dienstag 09.30 - 18.00 Uhr

Mittwoch 07.30 - 14.00 Uhr

Donnerstag 09.30 - 18.00 Uhr

Freitag 08.00 - 13.00 Uhr

Sonnabend 09.00 – 13.00 Uhr (jeden dritten Sonnabend, nur im Bürgeramt Weißensee)

Der Sonnabenddienst ist zur Zeit pandemiebedingt ausgesetzt, wird aber bei Besserung wie-

der aufgenommenen. Hintergrund ist die Einteilung der einzelnen Bürgerämter in Kohorten

und der damit unzulässigen Vermischung der Mitarbeitenden. Der Vorausbuchungszeitraum

der Termine ist in der Verwaltungsvorschrift zur Einführung eines gesamtstädtischen Monito-

rings und Steuerungsverfahrens für die Ämter für Bürgerdienste (VV Monitoring und Steuerung

Bürgerdienste) Teil B Nummer 5 Absatz 2 wie folgt geregelt:- 25 % aller besetzbaren Stel-

len als Termine 56 Tage im Voraus- 55 % Erhöhung auf 80 % am Anfang der Woche 5 Ta-

ge im Voraus- 20 % Erhöhung auf 100 % arbeitstäglich.

Eine Erweiterung von Öffnungszeiten über die bereits angeboten 37 Stunden in der Woche

hinaus, wird bei einer wöchentlichen Arbeitszeit der Mitarbeitenden von 39,4 Stunden als

nicht realisierbar angesehen.

6. Wie werden mobile Bürgerämter bewertet?

Mobile Bürgerämter haben sich im Bezirk Pankow unter Effizienzgesichtspunkten nicht be-

währt.

7. Welche Möglichkeiten haben Bürger, wenn sie keinen Termin über das Online-

Terminvereinbarungsportal oder das Bürgertelefon 115 bekommen können?

Nur weil die Onlinemöglichkeit bevorzugt beworben wird, wurde die Möglichkeiten durch

persönliche Vorsprache, per Telefon, schriftlich oder per E-Mail Termine zu vereinbaren nie

eingeschränkt.

8. Besteht die Möglichkeit einer Terminbuchung in den Ämtern für Bürgerdienste > drei Monate?

Wenn nein, warum nicht?

Ja.

9. Wie gestaltet sich die Terminsituation im Standesamt? (Bitte um Aufschlüsselung nach Regis-

tern.)

Das Standesamt führt bis auf Weiteres keine Sprechstunden in Form freibuchbarer Termine

oder für Spontankunden in den einzelnen Registern (Geburten-, Ehe- und Sterberegister so-

wie Urkundenstelle) durch. Seit 2021 wurden die Dienstleistungen weitestgehend auf das

Schriftformat umgestellt.

Sämtliche Auskünfte, Beratungen und Beantragungen können vorerst telefonisch, per E-Mail

oder schriftlich/briefpostalisch an das Standesamt gerichtet werden. Nur im Falle einer zwin-

gend notwendigen Vorsprache erfolgt in direkter Kommunikation mit den Bürger*innen die

individuelle Terminvereinbarung. Dabei wird der gesamte Dienstzeitraum genutzt, so dass

auf die originären Sprechzeiten nicht abgestellt wird und das Kundenaufkommen im Dienst-

gebäude coronakonform reduziert bleibt.

Im Bereich Staatsangehörigkeiten wurde im Januar 2022 begonnen die online-

Terminvergabe, wenn auch im begrenzten Umfang, freizuschalten. Die sonstigen notwendi-

gen persönlichen Vorsprachen von Antragstellern werden über individuell vereinbarte Termi-

ne geregelt. Hierzu kann festgestellt werden, dass annähernd die gleiche Zahl von Kunden-

vorsprachen in den Jahren 2020 und 2021 erfolgten wie vor der Pandemie.

Spontan vorsprechende Kunden können grundsätzlich nicht bearbeitet werden.

10. Warum führt das Wohnungsamt seit dem 1. Februar 2008 keine Sprechstunden mehr durch?

Aufgrund politischer Entscheidungen im Jahr 2007/2008 war der erklärte Wille ein möglichst

niederschwelliges Beratungsangebot zu schaffen und eine Erstberatung und Antragsannah-

me über die Bürgerämter anzubieten. Mit dieser Option standen so statt eines Standortes im

Bezirk Pankow insgesamt 4 Standorte (Pankow, Prenzlauer Berg, Weißensee und

Karow/Buch) zur Verfügung. Das Wohnungsamt hatte hierfür entsprechende Stellenanteile

zur Verfügung zu stellen. Eine Beratung durch die Bürgerämter kann durch die fortwährende

Arbeitsverdichtung nicht mehr erfolgen, die zur Verfügung gestellten Stellenanteile des Woh-

nungsamtes sind in die Zuständigkeit des Bürgeramtes übergegangen.

Aktuell ist es nur möglich Anträge digital über das elektronische Antragsverfahren zu stellen

oder per Post, Fax oder E-Mail. Eine Sprechstunde im Wohnungsamt kann aufgrund daten-

schutzrechtlicher Bestimmungen und aus Platzgründen nicht erfolgen, die Diensträume geben

keine Beratungsmöglichkeit her. Eine Beschwerdelage zur nichtvorhandenen Sprechstunde ist

nicht bekannt. Soweit Terminwünsche für eine persönliche Beratung bestehen, wurden und

werden diese mit individuellen Terminen und Lösungen erfüllt.

11. Wie können Bürger an den Dienstleistungen des Wohnungsamts partizipieren, wenn sie keine

elektronischen Möglichkeit haben?

Die Antragstellung ist nicht nur über das elektronische Antragsverfahren möglich, sondern

auch weiterhin schriftlich per Post, Fax oder E-Mail. Soweit weitergehende Unterstützung und

Beratung erforderliche wäre, kann auf vorhandene Beratungsangebot verwiesen werden, u.a.

auf die vom Bezirk angebotene kostenlosen Mieter- und Sozialberatung.

12. Wie gestaltet sich die Terminsituation bei den Schiedsämtern? (Bitte um Aufschlüsselung nach den jeweiligen Schiedsämtern.)

Die 6 Pankower Schiedspersonen sind ehrenamtlich tätig. Die Schiedspersonen für die

Schiedsamtsbezirke 1,3, 4 und 6 vergeben individuell Termine für Schlichtungsgespräche

und Beratung auf telefonische Anfrage, die Kontaktdaten sind entsprechend veröffentlicht (

www.berlin.de/ba-pankow/politik-und-verwaltung/aemter/amt-fuer-

buergerdienste/schiedsamt) . Die Schiedsperson des Schiedsamtsbezirks 2 hält eine offene

Sprechstunde jeweils am 1. Donnerstag eines Monats in der Zeit von 17.00 bis 18.30 Uhr ab.

Für den Schiedsamtsbezirk 5 findet ebenfalls eine offene Sprechstunde am 3. Donnerstag ei-

nes jeden Monats in der Zeit von 16.00 bis 18.00 Uhr statt. Die Gestaltung des Umfangs und

die Art und Weise wie entsprechende Beratungen bzw. Streitschlichtungen angeboten wer-

den, obliegt einzig und allein den Schiedspersonen.

Das Bezirksamt ist den Schiedspersonen nicht weisungsbefugt und kann daher keinen Einfluss

auf die Sprechstundengestaltung nehmen. Es zeigt sich jedoch, dass der Bedarf ausreichend

gedeckt wird und die Anzahl benötigter Termine und Beratungen sich im mittleren zweistelli-

gen Bereich für alle 6 Schiedspersonen zusammen bewegt. Eine Aufschlüsselung der ange-

nommenen Termine kann nicht erfolgen, da keine entsprechenden Daten bei den unabhän-

gig tätigen Schiedspersonen erhoben werden.