Das Bezirksamt wird um folgende Auskunft gebeten:

Gemäß Online-Zugangsgesetz (OZG) müssen bis Ende 2022 575 Verwaltungsdienstleistungen digital angeboten werden. Eine schriftliche Anfrage im Berliner Abgeordnetenhaus vom Februar 2022 zeigte auf, dass lediglich 128 Verwaltungsleistungen digital angeboten werden, dies entspricht 22 Prozent. Eine Grundlage für derartige Verwaltungsleistungen ist die e-Akte. Das Bezirksamt Mitte ist jüngst mit der Einführung der e-Akte gestartet. Dieses Jahr sollen 15 weitere Behörden, darunter Innen- und Justizverwaltung und die Bezirksämter Charlottenburg-Wilmersdorf, Tempelhof-Schöneberg und Marzahn-Hellersdorf, folgen.

Ich frage das Bezirksamt Pankow von Berlin:

1. Wann wird die e-Akte im Bezirk Pankow eingeführt?

Die bisherige, auf Grund von CORONA angepasste Planung sah die Einführung der e-Akte im Jahr 2023 unter der Maßgabe des Abschlusses der Einführung der neuen Software im Rahmen des Projekts HKR-Neu im Jahr 2022 vor. Hier ist Pankow Berliner Pilotbezirk, die Einführung von HKR-Neu als Ablösung des Programms ProFiskal war ursprünglich bereits für 2019 geplant und wurde wegen diverser technischer Umset-zungsprobleme durch die Senatsverwaltung für Finanzen jahresweise verschoben.

Da der konkrete Einführungstermin von HKR-Neu derzeit (auf Grund der Programmtests und –abnahmen) noch immer nicht bekannt ist und die Programmeinführung spätestens im 3. Quartal eines Jahres wegen der Haushaltsabschlüsse abgeschlossen sein muss, ist eine Einführung in 2022 nunmehr fast ausgeschlossen.

Somit verschieben sich die Planungen um jeweils ein Jahr und die e-Akte wird voraussichtlich erst 2024 in Pankow eingeführt werden können. Die Einführung von zwei so umfänglich großen Fachverfahren innerhalb eines Jahres ist aus Gründen der vorhandenen organisatorischen und personellen Ressourcen, nicht nur im Fachbereich Informations- und Kommunikationstechnik, ausgeschlossen.

2. Wie gestaltet sich die Migrationsplanung der e-Akte in den einzelnen Geschäftsberei-chen des Bezirksamts?

Derzeit noch gar nicht. Mit BA-Vorlage VIII-0709/2019 vom 29.01.2019 wurde der Projektauftrag zur Vorbe-reitung der Einführung der e-Akte im Bezirksamt Pankow (Projekt e-Akte Ready Pan-kow) an den Fachbereich Informations- und Kommunikationstechnik erteilt. Eine lange und aufwändig geplante Auftaktveranstaltung zur Einführung der e-Akte im Bezirksamt, die im Rahmen einer Klausurtagung des Bezirksamtsgremiums mit den Amts- und SE-Leitungen am 17.03.2020 stattfinden sollte, wurde auf Grund der Pandemie abgesagt und konnte bisher auch nicht nachgeholt werden. Zu klären ist mit den zuständigen Amts- und SE-Leitungen beispielsweise auch der Umgang mit den bisherigen Papierakten (nachträgliches Scannen zu den laufenden Vorgängen) und der Umgang mit den vorhandenen Daten in den teilweise nach vor-handenen Aktenplänen organisierten Dateiablagen.

3. Welche Austauschformate hat das Bezirksamt Pankow mit der zuständigen Senatsver-waltung für Inneres und Sport sowie den „Vorreiter-Bezirken“?

Von den zuständigen Mitarbeiten des Bezirksamts (zwei Mitarbeiter für Digitalisierungs-management im FB IKT und 2 Mitarbeiter für Geschäftsprozessoptimierung im Steue-rungsdienst) nimmt mindestens ein Vertreter an den Veranstaltungen der SenInnDS zum Thema teil. Die entsprechenden Formate sind:

- Erfahrungsaustausch Digitale Akte mit Vertretern aller Senatsverwaltungen und Bezirksämter

- Bezirklicher Erfahrungsaustausch Digitale Akte

- Sprechstunde Digitale Akte – offenes Format für alle möglichen Nachfragen im Zusammenhang mit der Einführung der e-Akte

- Veranstaltungen für die definierten Teilprojekte Aktenplan und DIM (DigitalesIn-putManagement)

4. Welche Herausforderungen sieht das Bezirksamt hinsichtlich

A. der technischen Ausstattung;

Mit der Einführung der e-Akte werden die nutzenden Arbeitsplätze, wo noch nicht vorhanden, mit einem zweiten Bildschirm ausgestattet. Die dafür notwendigen finanziellen Mittel sind im Etat des Bezirks im Einzelplan 25 bei der SenInnDS bereits eingeplant. Nutzungsprobleme mit der e-Akte könnte es derzeit an Standorten mit schwacher Datenanbindung geben. Dort sind entsprechende Veränderungen hin-sichtlich der Bandbreite in der Anbindung an das bezirkliche Netzwerk bereits in der Umsetzung. Das größte Problem wird in der Lieferbarkeit bzw. den Lieferfristen von benö-tigter bestellter Technik gesehen.

B. der Qualifizierungsmaßnahmen des involvierten Personals;

Durch die Projektsteuerung der SenInnDS sind in Zusammenarbeit mit der Verwaltungsakademie umfangreiche Schulungsangebote erarbeitet worden und werden vorrangig für die in der Einführung befindlichen Verwaltungen an-geboten. Unter anderem werden auch Multiplikatorenschulungen angeboten. Diese Multiplikatoren werden im Rahmen der Einführung im Bezirksamt für die jeweiligen Organisationseinheiten festgelegt und durch die Verwaltungsakademie geschult. Sie werden dann in unserem eigenen Schulungsraum ihre eigenen Kolleg:innen schulen. Die entsprechende Basisschulung für die Mitarbeiter soll 2 Tage umfassen. Da die Schulungen in einem zeitlichen Zusammenhang zur tatsächlichen Einführung stehen sollen, wird hier die besondere Herausforderung gesehen, da in relativ kurzer Zeit viele Mitarbeitende unter Aufrechterhaltung des Dienstbe-triebs zu schulen sind. Die Planungen zur Umsetzung der Schulungen werden mit dem Bereich Aus- und Fortbildung und ggf. auch mit unserer Volkshochschule abgestimmt.

C. der Nutzbarkeit für Anwender und

Wichtig ist hier vor allem die Arbeit am Akzeptanzmanagement. Die e-Akte wird, vor allem zu Beginn der Nutzung, die bestehende Arbeit in vielen Fällen, vor allem bei den langjährig Beschäftigten, nicht erleichtern. Hier ist ein Umdenken und Anpassen der Arbeitsschritte und –abläufe notwen-dig um die positiven Nutzungseffekte zu erreichen.

D. der Kunden?

Hier werden keine besonderen Herausforderungen gesehen.

5. Wird es nach der Einführung der e-Akte dem Bezirksamt möglich sein, alle Verwal-tungsleistungen digital den Kunden anzubieten? Wenn nein,

E. warum nicht

Um wirklich alle Verwaltungsdienstleistungen digital anzubieten sind umfängliche Änderungen an gesetzlichen Regelungen, sowohl von Landes- als auch von Bundesgesetzen notwendig, die erfahrungsgemäß etwas längere Zeiten in Anspruch nehmen werden.

F. welche weiteren Herausforderungen sieht das Bezirksamt?

Im Bezirksamt werden sehr viele Fachverfahren zur Aufgabenerledigung eingesetzt, die zum Teil deutlich veraltet sind und nicht über entsprechend moderne Schnittstellen verfügen. Hier muss eine Modernisierung durch die fachlich zuständigen Senatsverwaltungen erfolgen, die erfahrungsgemäß ebenfalls mehrere Jahre dauern wird.

Eine weitere Herausforderung wird in der Umsetzung eines Benachteiligungs-verbots gesehen. Es muss für Bürger immer auch der bisherige Weg in die Verwaltung offenstehen und die Verwaltungsleistungen wie bisher analog parallel angeboten werden.

6. Wann können alle Verwaltungsleistungen den Kunden digital angeboten werden?

Dazu kann seriös keine Aussage getroffen werden.